9 Tipps um der nächsten De-Minimis Prüfung 🚔 des BAG in Ihren Geschäftsräumen entspannt entgegenzusehen

Sehr geehrte Damen und Herren,

liebe Deminimis-Interessierte,

auch anonymes Geld hat irgendjemand erarbeitet. Dieser Grundsatz gilt erst recht für staatliche Mittel jeder Art, wobei ich mich nachfolgend thematisch (und zu meinem Bedauern) auf die De-Minimis-Fördermittel beschränken werde. Im Umkehrschluss ist es geboten, genauso sorgfältig und gewissenhaft mit diesen Geldern umzugehen, als hätte man sie selber erarbeitet. Was indirekt grundsätzlich und immer zutreffend ist. Um so wichtiger ist es, die grundlegenden Vorschriften des Umgangs mit den De-Minimis-Fördermitteln zu beachten und sie in der täglichen Praxis auch umzusetzen. Denn eines ist sicher: Die Mitarbeiter des BAG sind nicht nur in der Abwicklung der De-Minimis-Anträge fleißig und engagiert, sondern auch in der akribischen Kontrolle deren Verwendung. Und das zurecht: Nur so können die ehrlichen Unternehmer weiterhin in den Genuss dieser europaweit einmaligen Fördermittel gelangen. Worauf Sie besonders achten sollten um einer vor-Ort-Prüfung durch das BAG entspannt entgegenzusehen erläutere ich Ihnen weiter unten.

Zunächst aber eine Einordnung dieser Fördermittel: Neben den grundlegenden kaufmännischen Selbstverständlichkeiten über den Umgang mit staatlichen Mitteln kommt bei den De-Minimis-Fördermitteln hinzu, daß es sich um eine Subvention im Sinne des § 264 Strafgesetzbuch (StGB) handelt. So findet sich in jedem Deminimis-Zuwendungsbescheid der Hinweis darauf, daß sich u.a. derjenige nach § 263 StGB (Betrug) und ggf. § 264 StGB (Subventionsbetrug) strafbar macht, der unrichtige oder unvollständige Angaben macht, die für ihn vorteilhaft sind oder gegen die ihm u.a. mit dem De-Minimis-Zuwendungsbescheid auferlegten Mitteilungspflichten verstößt.

Beachten Sie: Auch wenn Sie als Unternehmer einem Dienstleister mit einer Vollmacht bitten, die Deminimis-Anträge und Deminimis-Verwendungsnachweise für Sie zu stellen, gelten diese immer als von Ihnen gestellt. Achten Sie in solchen Fällen und im Zweifel immer darauf, ob alle gesetzlichen Vorgaben von dem Dienstleister wirklich beachtet werden. Gehen Sie bei der Wahl des Bevollmächtigten aber auch Ihres internen Mitarbeiters sorgfältig vor. Der Umgang mit staatlichen Subventionen, gleichwohl in welcher Höhe, ist Chefsache. Investieren Sie beim Einsatz von eigenen Mitarbeitern in die ausreichende Schulung und gegebenenfalls Weiterbildung und halten Sie als Verantwortlicher die Rechtslage im Blick.

Um die sich zweifellos in der Mehrheit befindlichen, seriös arbeitenden und zuwendungsempfangenden Unternehmen zu schützen, führt das BAG laufend Stichproben und andere Kontrollen durch. In der zunächst einfachsten Form werden hierbei die zu den auf den De-Minimis-Verwendungsnachweisen angegebenen Positionen gehörigen Rechnungen und Kontobelege geprüft. Hiermit lässt sich feststellen, ob es sich grundsätzlich um eine förderfähige Maßnahme aus dem De-Minimimis Maßnahmenkatalog handelte, ob diese im Deminimis-Bewilligungszeitraum durchgeführt wurde und ob und in welcher Höhe sie von dem Unternehmen bezahlt wurde.

Eine andere Art der Prüfung findet direkt bei Ihnen vor Ort statt: Beamte und Mitarbeiter des BAG – nicht unbedingt im Beisein der Polizei oder anderer Beamten – suchen in diesem Falle Ihr Unternehmen auf und prüfen, ob die angeschafften Güter, für die Gelder ausgezahlt wurden, im Sinne der Deminimis-Verordnung eingesetzt wurden. Nach meiner Auffassung gehören De-Minimis geförderte Reifen beispielsweise montiert und nicht gelagert, weil sie im letzteren Fall weder die Sicherheit im Verkehr erhöhen noch zu einer verbesserten Umwelt beitragen. Davon ab kann sich eine solche Kontrolle zum einen um die Feststellung der grundsätzlichen Förderfähigkeit bestimmter Güter drehen. Deminimis geförderte Sicherheitseinrichtungen, die nicht fest an ein Fahrzeug angebracht werden und nicht überobligatorisch sind, gehören zum Beispiel keinesfalls in die naheliegende Kategorie 1.3 der Deminimis-Rechtsverordnung, auch wenn es sich um eine Sicherheitseinrichtung am Fahrzeug handeln sollte, Servicegebühren für Telematiksysteme sind anders einzugruppieren als die Hardware. Dies und vieles andere mehr kann und wird im Rahmen der Kontrollen durch das BAG kontrolliert. Achten Sie deshalb, insbesondere wenn mehrere Mitarbeiter an dem Fördermittelprozess beteiligt sind, darauf, daß ab der Deminimis-Antragstellung über den Deminimis-Verwendungsnachweis bis zur Durchführung der Deminimis-Maßnahmen alles den gesetzlichen Vorgaben und den Hinweisen in den Deminimis-Zuwendungsbescheiden und De-Minimis-Abrechnungsbescheiden entspricht. Handeln Sie so, als hätten Sie die De-Minimis-Fördermittel selber erarbeitet und gehen Sie entsprechend mit diesen Gütern um. Und, wenn das BAG dann bei Ihnen auf den Hof fährt, freuen Sie sich: Denn es stellt auf diese Weise sicher, daß die De-Minimis-Fördermittel auch in Zukunft für uns alle und im vollen Umfang bereitstehen.

Ebenso wichtig ist der Umgang mit den Unterlagen, die Sie vom BAG erhalten. Es gilt eine mindestens 5jährige Aufbewahrungspflicht für alle Unterlagen des Zuwendungsverfahrens und eine mindestens 10jährige Aufbewahrungspflicht für die De-Minimis-Bescheinigung des BAG. Da die gesamten Bescheide zum einen nur noch digital bereitgestellt werden und zum anderen spätestens bei einer Auszahlung in der Finanzbuchhaltung des Unternehmens Einzug halten, gelten auch für diese m.E. die GoBD-Regeln (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff). Im Zweifel besprechen Sie dieses Thema auch unbedingt mit Ihrem Steuerberater!

Möchten Sie diese gesamte Thematik (und teilweise Problematik) einfach und unkompliziert auslagern, empfehle ich Ihnen selbstverständlich unseren täglich kündbaren rundum-sorglos-De-Minimis-Fördermittelservice für 12,90 Euro je Monat und schwerem Nutzfahrzeug: Natürlich beachten wir auch alle Vorgaben der Archivierung für Sie, neben den anderen Vorgaben. Möchten Sie weitere Informationen hierzu, antworten Sie einfach auf diese eMail oder informieren Sie sich auf unserer Internetseite: www.speditionsexperten.de/de-minimis/

Aber kommen wir nun zu den neun wichtigen Tipps, mit denen Sie der BAG Kontrolle entspannt entgegensehen können:

1. Prüfen Sie bei Firmenkonstruktionen wie beispielsweise einer GmbH & Co. KG ob es sich um ein Verbundunternehmen im Sinne der De-Minimis-Richtlinie handelt. In diesem Falle ist es unter anderem wichtig, daß die Mindestanforderungen in dem Unternehmen, in dem die De-Minimis-Maßnahmen durchgeführt werden (“Deminimis-Durchführungsort“), erfüllt werden.

2. Prüfen Sie, ob die zu berücksichtigenden schweren Nutzfahrzeuge wirklich zum 1. Dezember des auf die aktuelle Förderperiode vorangehenden Kalenderjahres (siehe auch “Zulassung zum Stichtag“) (noch) auf Ihr Unternehmen zugelassen waren. Schnell kann es passieren, daß einfach die Zulassungsbescheinigungen vom Vorjahr erneut eingesetzt werden, obwohl Fahrzeuge inzwischen ausgetauscht oder gar abgeschafft wurden.

3. Beachten Sie alle Fristen! Eine De-Minimis-Maßnahme, sofern es sich um einen Kauf handelt, ist dann abgeschlossen, wenn sie bezahlt wurde. Wenn das Rechnungsdatum in den im De-Minimis-Zuwendungsbescheid angegebenen Zeitraum fällt ist dies nur eine notwendige Bedingung für die Förderfähigkeit. Der Zahlungsausgang für genau diese Rechnung muss auch in diesen Zeitraum fallen. Trifft dies nicht zu, berücksichtigen Sie die Ausgabe keinesfalls in einem Deminimis-Verwendungsnachweis.

4. Die De-Minimis-Förderung bezieht sich immer auf die tatsächlichen Nettoausgaben für die förderfähige Maßnahme. Beachten Sie dabei mögliche Skonti: Gerade bei Rechnungen, auf denen von mehreren Positionen nur einige förderfähig sind, rechnen Sie den Skontobetrag – sofern gezogen – von der jeweiligen Rechnungsposition ab. Andernfalls geben Sie eine zu hohe Ausgabe an und erhalten eine zu hohe De-Minimis-Förderung.

5. Beachten Sie die aktuellen Rechtsvorschriften genau! Denken Sie an das Beispiel oben zu den zusätzlichen Sicherheitsausrüstungen gemäß Punkt 1.3 der De-Minimis-Richtlinie, der Teufel steckt nämlich manchmal im Detail: Förderfähig unter diesem Punkt 1.3 sind nur solche Maßnahmen (Güter), die überobligatorisch und vor allem unmittelbar am Fahrzeug angebracht oder eingebaut werden, also wirklich fest mit diesem verbunden sind.

6. Beachten Sie die Zweckbindungsfrist: Alle Güter, für die Sie eine De-Minimis-Förderung erhalten, sind pfleglich zu behandeln und darüber hinaus mindestens innerhalb der Zweckbindungsfrist strikt für den Zuwendungszweck zu verwenden. Triviales Beispiel: Zusatzscheinwerfer zum rückwärtigen Rangieren sind nicht zweckmäßig eingesetzt, wenn sie stattdessen nur dunkle Ecken der Werkstatt von deren Decke aus beleuchten. Die Zweckbindungsfrist endet bei gekauften Gütern ein Jahr nach Beendigung der Maßnahme. Führt das BAG eine Außenprüfung über die Verwendung der Deminimis-Fördermittel in Ihrem Betrieb durch, so wird es sich die bezuschussten Güter und deren Einsatz innerhalb der Zweckbindungsfrist anschauen.

7. Beachten Sie die exakten und vor allem aktuellsten Vorgaben beim Reifenkauf: M+S Reifen ab Herstelldatum 1.1.2018 auf Nichtantriebsachsen sind seit Beginn des Jahres nicht mehr ohne weiteres zu 80% förderfähig, unterschiedliche Reifenlabel führen zu unterschiedlichen Förderhöhen. Vermeiden Sie jegliche Fehler, um nicht zu hohe Fördermittel zu erhalten. Dazu gehört auch die Unterscheidung, welche Zusatzarbeiten der Rechnungspositionen (Altreifenentsorung, Montage, Ventileinsätze etc.) beim Reifenwechsel förderfähig sind, und welche nicht.

8. Achten Sie auf Gesetzesänderungen. Sofern Sie die De-Minimis-Fördermittelbeantragung an Mitarbeiter übertragen, kontrollieren Sie deren Qualifikation und stellen Sie regelmäßige Weiterbildungen sicher. Selbst wenn Sie im Rahmen einer Vollmachtsregelung die Fördermittelbeantragung auslagern, gilt der gesetzliche Vertreter des Unternehmers als derjenige, der die Anträge stellt.

9. Das wichtigste: Gehen Sie mit den De-Minimis-Fördermitteln immer so um, als hätten Sie die Gelder selber erarbeitet.

Weitere und darüber hinausgehenden Informationen zu der Deminimis-Förderung finden Sie auf www.deminimis.info

Unseren Fördermittelservice finden Sie auf unserer Internetseite www.speditionsexperten.de/de-minimis

Bei allen anderen Fragen wenden Sie sich gerne und jederzeit an mich! Ich wünsche Ihnen eine schöne Woche und verbleibe

mit den besten Grüßen aus Köln

Ihr

Daniel M. Giel

2 Reviews for 9 Tipps um der nächsten De-Minimis Prüfung 🚔 des BAG in Ihren Geschäftsräumen entspannt entgegenzusehen

  1. […] Den De-Minimis-Antrag 2019 kann man seit dem vergangenen Montag, dem 7. Januar 2019, beim BAG einreichen. Der De-Minimis-Antrag 2019 selber hat sich im Vergleich zum De-Minimis-Antrag 2018 nur in geringem Umfang geändert: Die Anlagen müssen nicht mehr aufgeführt werden und die De-Minimimis-Haltereigenschaft wird explizit abgefragt. Zu beachten ist wie immer das Kleingedruckte im De-Minimis-Antrag: Der anteilige von der KfW-Bank getragene und lediglich über Ihre Hausbank abgewickelte Betriebsmittelkredit  für Ihr Unternehmen gehört genauso zu den anzugebenden De-Minimis-Beihilfen wie der Beratungszuschuss bspw. für den energetischen Hallenneubau oder die Unternehmensberatung. Und etliche andere Förderungen ebenso. Sprechen Sie im Zweifel grundsätzlich mit Ihrem Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer. Das gleiche gilt auch für die vielen anderen Hinweise auf den letzten Seiten des De-Minimis-Antrags 2019: Beachten Sie stets, daß es sich überwiegend um subventionserhebliche Tatsachen im Sinne des § 264 Strafgesetzbuch handelt! (Lesen Sie hierzu auch: 9 Tipps um der nächsten De-Minimis-Prüfung des BAG entspannt entgegenzusehen) […]

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